Smart working e sicurezza sul lavoro 2026: informativa e nuove regole per le imprese
Le novità introdotte dalla Legge n. 34/2026 sullo smart working: obblighi del datore di lavoro, informativa sui rischi, ergonomia della postazione e responsabilità condivisa con il lavoratore per una gestione conforme e sicura del lavoro agile.
La diffusione del ricorso alla modalità di esecuzione della prestazione definita “lavoro agile” (o “smart working”) e la sua implementazione strutturale nelle società ha comportato e comporta la necessità di affrontare un tema di particolare delicatezza, e cioè la gestione della sicurezza del lavoratore che presta la propria opera in un luogo al di fuori della disponibilità giuridica del datore di lavoro e di cui quest’ultimo non conosce la conformazione e le caratteristiche.
Il lavoro agile, infatti, si caratterizza, tra l’altro, per il fatto che il lavoratore rende la propria prestazione anche al di fuori dei locali aziendali.
Ne deriva, dunque, che la corretta gestione della sicurezza nel lavoro agile rappresenta uno snodo centrale nelle scelte organizzative aziendali perché, oltre a tutelare la salute stessa dei lavoratori, permette alla società di governare efficacemente i rischi, anche legali, derivanti dalla modalità agile di svolgimento della prestazione lavorativa.
Di recente, la legge n. 34/2026 ha apportato delle integrazioni alla normativa in materia di salute e sicurezza (d. lgs. 81/2008), introducendo nuove previsioni relative, in particolare, alla gestione della sicurezza nel contesto del lavoro agile.
Affrontiamo, allora, alcuni punti chiave in tema di sicurezza riguardante il lavoro agile che, in base alle recenti modifiche normative e alla nostra esperienza a fianco delle imprese, devono essere tenuti in considerazione da ogni datore di lavoro e direttore delle risorse umane.
Informativa annuale sui rischi generali e specifici e sanzioni penali
L’art. 11 L. 34/2026 ha disposto l’introduzione, nell’art. 3 d. lgs. 81/2008, del “comma 7-bis”, ai sensi del quale il datore di lavoro è tenuto consegnare con cadenza almeno annuale al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza un’informativa scritta in cui sono individuati i rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.
Per prevenire contestazioni, è fondamentale adempiere scrupolosamente agli obblighi normativi: la mancata consegna dell’informativa, infatti, è punita ora con sanzioni penali tra cui l’arresto da 2 a 4 mesi e un’ammenda economica.
Occorre prestare particolare attenzione anche all’individuazione corretta e completa dei rischi nei quali può incorrere il lavoratore “agile”: il datore di lavoro, infatti, deve informare il lavoratore dei rischi che possono derivare, di per sé, dall’ambiente di lavoro prescelto e dei rischi direttamente derivanti dallo svolgimento della prestazione da remoto, specie se con l’utilizzo di videoterminali, e per essi deve indicare delle misure di prevenzione da adottare.
Nell’individuazione dei rischi, il datore di lavoro deve accertarsi, altresì, di considerare anche i rischi relativi allo stato psicologico del lavoratore agile, sia sotto il profilo dei rischi alla salute legati alla iper-connessione, sia sotto quello dei rischi da isolamento.
La redazione di un’informativa completa, la pianificazione e la tracciabilità della consegna annuale della stessa sono, quindi, il primo passo per tutelare l’azienda, oltre che il lavoratore.
Ergonomia della postazione di lavoro
Il secondo aspetto al quale prestare attenzione è relativo alla corretta configurazione della postazione di lavoro a distanza, con particolare riferimento ai videoterminali.
Si tratta di un tema spesso sottovalutato: molte imprese continuano a consentire lo svolgimento delle mansioni da remoto senza verificare l’idoneità ergonomica degli spazi scelti e senza considerare le possibili conseguenze nel medio-lungo periodo sulla salute muscolo-scheletrica e visiva dei lavoratori.
Nella pratica, capita spesso che ci si avveda dell’inappropriatezza delle abitudini posturali del lavoratore o della inadeguatezza ergonomica della postazione di lavoro solo quando emerge una criticità concreta o una patologia da sovraccarico, in una fase in cui il margine di intervento è ormai ridotto e il rischio per l’azienda è già elevato.
Nel 2026, dunque, è indispensabile rivedere e dettagliare anche all’interno dell’informativa sulla sicurezza nel lavoro agile i requisiti fisici di cui deve essere dotata la postazione di lavoro e le corrette prassi da adottare da parte del lavoratore (ad esempio, il mantenimento di una postura corretta, l’alternanza tra lavoro al videoterminale e pause, ecc.).
La presenza di regole ergonomiche chiare aiuta le persone a lavorare meglio e consente all’azienda di prevenire l’avverarsi di infortuni sul lavoro e relative contestazioni.
Scelta dell’ambiente di lavoro e responsabilità condivisa
L’ultimo profilo da tenere a mente riguarda in generale la definizione dei luoghi idonei allo svolgimento della prestazione agile, che si basa su un fondamentale principio di responsabilità condivisa.
Da un lato, la scelta del contesto ambientale incide direttamente sulla salute e sicurezza del lavoratore, sulla capacità dello stesso di mantenere un corretto equilibrio psicofisico e, inoltre, sulla sicurezza dei dati e delle informazioni aziendali.
Per questo motivo è utile integrare delle clausole specifiche, all’interno dell’accordo individuale scritto con il quale viene pattuita la modalità agile di svolgimento della prestazione, che vietino, ad esempio, la possibilità di svolgere l’attività in locali pubblici o aperti al pubblico, definendo, al contempo, i requisiti minimi di cui deve essere dotato il luogo presso il quale il lavoratore intenderà svolgere la propria attività (ad esempio, requisiti di illuminazione, aerazione e microclima).
Dall’altro lato, occorre considerare che le norme in materia di salute e sicurezza sanciscono in capo allo stesso lavoratore un obbligo di collaborare con il datore di lavoro all’attuazione delle misure di prevenzione disposte da quest’ultimo, e ciò sia per quanto attiene alla scelta concreta dell’ambiente di lavoro, sia per quanto riguarda le disposizioni datoriali in tema di postura, caratteristiche della postazione di lavoro, gestione delle pause, ecc.
Conclusioni
In sintesi, i punti chiave per una gestione corretta dello smart working potrebbero essere riassunti in: conformità normativa, prevenzione ergonomica e responsabilità condivisa del lavoratore.
Attraverso di essi, la funzione HR e i responsabili della sicurezza possono anticipare i problemi legali e proteggere concretamente la salute della popolazione aziendale.
Se desiderate supporto nell’aggiornamento delle informative sulla sicurezza o nella definizione delle policy e degli accordi individuali per il lavoro agile su misura della vostra impresa, il nostro Studio è a disposizione.
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